メールでのマナーの基本編~CCとは?件名はどのように?

メールのマナー
今では現代の連絡手段として、必要不可欠になっているメール。ビジネスツールとしてはもちろん、情報伝達や意思疎通、報連相(報告・連絡・相談)等少なからず利用していると思います。

普通に使っているからこそ、今更聞けない基本的なメールのマナー、CCとBCCの違いって?件名はどの様につけるのが良いか等、メールマナーの基本を紹介します。

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メールのマナー 基本とは

メールは顔の見えない相手とのやり取りになります。特に表情などが分からない分、マナーを欠いたメールを送ると不快な思いをさせたり、思いもよらぬ誤解を生むことや大変な失敗をしてしまうことも…

下記にメールの基本的なマナーを紹介します。

メールを送る前に

日本でのメールにおける規約は、

  • 漢字コードは、JIS(IOS-2022-JP)を用いる。
  • 半角カタカナは使用しない。
  • 機種依存文字は使用しない
    丸付き数字、ローマ数字、括弧付き省略文字、単位記号など
    (特定のPCや機種、OSなどに依存する文字)

になっています。
漢字コードは初期設定されていますので気にすることはないですが、半角カタカナは気をつけましょう。

形式

メールには、テキスト形式、HTML形式、リッチテキスト形式があります。

一般的なメールでは、テキスト形式で送るのがマナーにします。

HTML形式、リッチテキスト形式はメールを装飾したりできますが、相手のパソコンの設定も同じでなければ見ることが出来ないので使わないのがマナーです。

急ぎの連絡には向かない

メールは、送信した後すぐに相手が読んでくれるとは限りません
相手がメールを見るのに時間が掛かることを前提として利用しましょう。

もし、急ぎの用事がある場合は、メール送信した旨を相手に電話連絡するのがマナーです。

添付ファイル

一般的には、相手に初めてのメールを送信する場合に添付ファイルを送るのはマナー違反になります。

まずは、相手に添付ファイルを送る許可を得てから送付するのがマナーです。

また、重い(容量の多い)データを送る時は、通信に時間がかかる場合や、相手が受信できない場合がありますので気をつけます。

重いデータを送る時は、圧縮ソフトを利用して送信します。
ただし、相手に解凍ソフト(ファイルの形式にあったもの)がないと開くことが出来ません。

ウイルス対策

ウイルス(コンピューターウイルス)は、メールやHP(ホームページ)などからのDL(ダウンロード)を介して広がっていきます。

ウイルスに感染すると、パソコンに保存されているデータが消されたり壊されたりプログラムが正常に動かなくなったり個人情報の漏洩などで損害を受けたり、復旧させるには多大な手間とコストがかかり、信用も無くなります。

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  • 知らない相手からの添付ファイルは開かない。
  • 何か変なメールは、知人からのメールであっても疑ってかかる。

また、ウイルスに感染しているパソコンからメールを送信すると、相手のパソコンにもウイルスが感染してしまう可能性があります。

安全のために、ウイルス対策ソフトをインストールし適宜ウイルス対策を行いましょう。

メールのマナー CCとBCC

宛先

まず、メールを送る場合は宛先(address)を入力します。
宛先で気をつけなければならないことは、メアド(メールアドレス)に間違いはないかを必ず確認して送信します。

.(コンマ)や,(コロン)_(アンダーバー)などの間違い1つでも送信されません。

メアドの間違いがあった場合は、相手に届かないのはもちろん、違う相手に送信してしまう場合も考えられます。

特にビジネスメールの場合は、社外秘情報も取り扱いこともあるので気をつけましょう。

CC

CCとは、Carbon Copy(カーボンコピー)の頭文字の略です。

CCは同じメールを宛先の人以外にも送りたい時に入力します。ここに入力されたメアドは、宛先、CC、BCCのメール受信者全員公開されます

メアドも個人情報ですので、面識のない人同士をCCに入れてメールを送ると情報漏洩になりマナー違反です。

CCを使用するときは、ビジネスの場合は相手とのメールでのやり取りを上司にも見てもらうために、友達なら共通の友達にも同じメールを見てもらうをために入れることが多いです。

相手には、「このメールの写しは上司(または共通の友達)にも送信しています」ということが分かります。

BCC

BCCとは、Blind Carbon Copy(ブラインド カーボン コピー)の頭文字の略です。

BCCは不特定多数の相手に送る場合や、同じメールを宛先の人以外にも送りたいが、受信者(宛先)には、誰に送ったかがわからないようにしたい場合にこの欄にメールアドレスを入力します。

ただし、BCC欄に入力されてメールを受信した人たちには、宛先に入力されたメアドは伝わります。

送り先が複数で送り先同士面識のない場合は、「宛先」に自分のアドレスを入れ、「BCC」に送りたい複数の相手先を入れるのがマナーです。
そうする事で、自分のアドレスだけが公開される事になります。

メールのマナー 件名

メールを送る際には件名(Subject)をつけます。
件名は本文の概要がわかるようにし、簡潔にしましょう。

わかりやすい件名の例)

■○月○日営業報告の件
■山田より>鈴木様へ商品送付のお願い
■〇月〇日の同窓会の件
■〇〇会の出欠に関するご連絡
迷惑メールと疑われるような紛らわしい表現は避ける

良くない件名の例)

■ありがとうございます
■お世話になっております
■先ほどの件
■Re: あるいは re: のみ

返信する場合の件名の付け方に決まりはないですが、先方からのメールの件名に敬語が含まれている場合は、そのまま返信することは避けましょう。

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